La révision des comptes de l’étude notariale

La révision de la trésorerie de l’étude notariale

Compte tenu de la qualité de détenteur de fonds du notaire pour le compte de tiers, la trésorerie est un cycle particulièrement sensible de la comptabilité notariale. C’est la raison pour laquelle elle fait l’objet de contrôles approfondis lors des inspections de comptabilité. Étant une zone à risque, il est nécessaire pour le réviseur comptable de procéder à des contrôles étendus. Ceux-ci s’articulent autour du respect des procédures ainsi que sur l’ensemble des comptes concernés.

Les tests de procédure

• Le contrôle des encaissements des clients : pour tout encaissement, la réglementation impose la délivrance systématique d’un reçu. Sur la base d’une sélection, effectuée par sondage, d’un nombre significatif d’opérations extraites des comptes 511 000, 541 200 et 542 100, le test consiste à vérifier :

• Avec un reçu a été établi pour tous les règlements sélectionnés,
• si le numéro de reçu correspond au numéro de pièce inscrit en comptabilité,
• avec à partir du nom figurant sur le reçu, les règlements ont été imputés dans le bon compte client.

• Le contrôle des décaissements : tous les décaissements doivent faire l’objet d’une décharge. Sur la base d’une sélection par sondage d’un nombre significatif d’opérations extraites des comptes 512 000 et 542 100 il s’agit de vérifier :
• Si pour tout règlement une décharge a été délivrée par l’étude,
• Si le numéro de la décharge correspond au numéro de pièce inscrit en comptabilité,
• Dans le cas ou le numéro de compte client à débiter (pour les décaissements du 542 100) correspond au nom du client figurant sur la décharge ou à des débours le concernant,
• Si les comptes débités (pour les décaissements du 512 000) correspondent au nom du tiers mentionné sur la décharge.

Le contrôle de procédures peut se terminer sur une vérification de la continuité des numéros des reçus.

• Contrôle des chèques encaissés d’un montant supérieur à 75 000 euros: Il s’agit de vérifier que, conformément à la réglementation, ces chèques sont établis par des établissements bancaires (chèques de banque).

Ce contrôle est effectué à partir :

• D’une sélection des encaissements d’un montant supérieur ou égal à cette somme,

• des photocopies des chèques conservées dans l’étude qui permettent de vérifier l’identité du tireur (banque).

• Délais d’encaissement des chèques : le réviseur doit s’assurer que les chèques reçus sont remis à l’encaissement sans délai. Il s’appuie pour cela sur :

• Une sélection d’une série de chèques encaissés effectuée à partir des journaux de banque,

• Les copies des chèques avec les bordereaux de remise de chèques correspondantes qui mentionnent leur date d’établissement et de remise.

En complément, le réviseur contrôle la date d’émission des chèques conservés en portefeuille.

Contrôle des états de rapprochement bancaires

Avant d’effectuer les contrôles liés aux banques, le réviseur doit prendre soin de circulariser les établissements financiers de façon à s’assurer de l’exhaustivité des informations comptabilisées ou devant faire l’objet d’une mention dans l’annexe des comptes (essentiellement pour les engagements hors bilan).

Dans un premier temps, la nature des travaux à réaliser consiste à vérifier les états de rapprochement bancaires effectués pour les comptes office, les comptes de dépôt clients et les comptes consignés puis, d’examiner les opérations non rapprochées dont les montants sont les plus significatifs et celles dont l’antériorité est supérieure à un mois.

Dans un second temps, il est nécessaire de vérifier le dénouement effectif des opérations non rapprochées. Il faut cependant tenir compte des délais très courts de clôture qui, à la date d’intervention, sont susceptibles de ne pas permettre le contrôle du dénouement de la totalité de ces opérations. Une interrogation du compte bancaire en temps réel peut toutefois permettre de justifier certaines d’entre elles.

A l’issue de ces deux phases, les opérations qui n’ont pu être justifiées doivent être étudiées au cas par cas: contrôle du détail du compte concerné et demande d’explications au responsable comptable.

Enfin, le solde du compte« 542 200 CDC compte de consignation» doit être rapproché avec le montant total des soldes clients consignés dans la comptabilité de l’office. Les logiciels de comptabilité notariale permettent d’éditer la liste détaillée de ces clients. Le montant total consigné doit correspondre au montant du compte« 542 200 ».

Contrôle des chèques à encaisser

Il consiste à contrôler que le solde des comptes« 511 000 Chèques office à encaisser » et « 541 200 Chèques fonds de tiers à encaisser » :

• Correspondent aux montants des dernières remises effectuées en banque,

• Que, postérieurement à la date de clôture, ils ont effectivement été crédités sur le compte bancaire (visualisation du compte bancaire début n-1).

Contrôle des intérêts sur comptes de dépôts et consignations

Contrôle du montant des intérêts reçus : les comptes de dépôt de fonds de clients ouverts par l’office à la Caisse des dépôts et consignations génèrent des intérêts au bénéfice de l’office, ceux-ci sont enregistrés dans le compte « 763 200 intérêts des comptes dépôts clients ». Ces produits financiers représentent entre 2,9% et 3,1% du chiffre d’affaires.

De la même façon, les encours sur les comptes clients consignés génèrent un intérêt au profit des clients ; ceux-ci ne transitent donc pas par un compte de produit de l’office, mais par le compte « 414 200 clients intérêts C.D.C à répartir sur comptes consignés ». Le taux d’intérêt versé en rémunération de ces dépôts est de 1% l’an.

Dès lors, il est nécessaire de procéder au contrôle des intérêts effectivement reçus au titre de ces en-cours de façon à s’assurer d’une part qu’il n’y a pas d’erreur sur le montant des intérêts encaissés, et d’autre part que la rémunération a été calculée sur la base du taux en vigueur. Pour des raisons pratiques, cette vérification peut s’effectuer, non sur la base de l’en cours journalier, mais sur la base de l’en-cours moyen trimestriel avec vérification de la cohérence entre les intérêts estimés et les intérêts calculés par la banque. Sauf à constater de fortes variations de trésorerie, les montants estimés sont généralement très proches des montants réels.

• Les intérêts à percevoir par l’office : il y a lieu aussi de vérifier qu’à la date de clôture, la provision pour intérêts à recevoir sur comptes C.D.C. Clients (au profit de l’office) a été constatée. Le montant provisionné résulte, faute d’information de la banque à cette de date, d’une évaluation effectuée par le comptable. Le réviseur doit vérifier la cohérence de cette évaluation.

En outre, la provision doit être comptabilisée au crédit du compte « 763 200 Intérêts des comptes bancaires » par le débit du compte « 518 720 Intérêts courus à recevoir sur compte 54 ».

Les intérêts à recevoir sur comptes consignés ne sont pas provisionnés puisqu’ ils n’ont pas d’impact sur le résultat de l’office.

Contrôle de la caisse

L’inventaire de caisse effectué à la date d’arrêté des comptes doit correspondre au montant comptabilisé. La validation de la caisse est faite par le contrôle physique de l’existant en caisse à la date d’intervention du réviseur, très proche de la date de clôture, et le solde du compte « 530 000 Caisse» à cette même date.

La règlementation en matière de détention des espèces impose au réviseur comptable un certain nombre de diligences particulières quant aux limites de délai et de montant des espèces détenues en caisse: 3 000 euros pendant 2 jours maximum. Pour s’assurer du respect de cette disposition, le travail à effectuer consiste à vérifier les soldes cumulés du journal de caisse ainsi que la durée pendant laquelle le solde est resté supérieur à 3 000 euros.

Il suffit enfin de comparer le montant des avoirs en caisse au montant des fonds détenus pour s’assurer qu’il n’est pas supérieur à 5% de ces derniers. Cette vérification peut être effectuée à partir des soldes mensuels de caisse et de l’indicateur de fonds détenus indiqué dans tableau de bord.

La révision des comptes clients et de produits de l’office notarial

Contrôle des opérations de taxe

Les opérations de taxe n’entrent pas directement dans le champ d’intervention du réviseur, car elles ne sont pas des opérations comptables proprement dites : elles consistent à tarifier les actes en fonction du barème fixé par décret. La taxe requiert, de la part de la personne en charge de cette tâche, une connaissance juridique approfondie des actes que ne possède généralement pas le réviseur comptable. Le propos ici n’est donc pas d’en faire un spécialiste, mais de lui donner, compte tenu de l’enjeu et de la nature de la mission, un certain nombre d’outils permettant d’analyser des actes simples. La méthode et le programme de travail proposés permettent d’en analyser une proportion significative.

• Contrôle des émoluments d’acte :

Identification de la nature juridique de la convention ou des conventions juridiquement autonomes visées dans l’acte sélectionné.

Recherche de la convention dans le Tableau I du tarif qui renseigne sur la formule de calcul à appliquer :

• Si l’émolument prévu est proportionnel : application au montant exprimé dans l’acte (capital+ charges) du pourcentage de la série à laquelle l’acte est rattaché (S1 ou S2) et pondération par le coefficient indiqué dans le tableau.
• Si l’émolument prévu est fixe : application le produit de l’unité de valeur (3.65 € HT) par le coefficient prévu dans le tableau.

Confrontation des résultats obtenus avec le montant comptabilisé dans le journal de taxe,

S’assurer de l’imputation dans les comptes appropriés :  « 760 100 » ou « 706 200 »

• Contrôle des émoluments de formalités :

Lecture des formalités listées dans l’acte,

Recherche dans le tableau II de la tarification applicable à chacune d’entre elles.

Calcul : produit du nombre d’exemplaires multiplié par l’unité de valeur et multiplié par le coefficient.

Confrontation des résultats obtenus avec le montant comptabilisé dans le journal de taxe.

S’assurer de l’imputation dans les comptes appropriés : « 706 120 ».

• Contrôle de la fiscalité rattachée à l’acte :

Identifier dans l’acte la nature de la publicité à effectuer :

Si l’acte porte sur un bien immobilier, il est soumis à publicité foncière : il faut déterminer la nature de la transmission (vente, partage, publication de bail, donation, inscription hypothécaire) pour :

• L’application de la taxe de publicité foncière correspondante (cf. Code Général des impôts ou fiche d’aide au contrôle consignée en annexe)
• Et le calcul du salaire du conservateur des hypothèques : salaire de publication, d’inscription, de radiation ou de mention.
• Sinon l’acte n’est pas soumis à publicité foncière : donations, droits de succession, cession de fonds de commerce ou de droit de bail.

Calcul du droit d’enregistrement proportionnel ou fixe (actes non soumis à un droit proportionnel ou présenté volontairement à l’enregistrement).

S’assurer de l’imputation dans les sous comptes appropriés : « 442 100 droits d’enregistrement » ou« 422 200 droits de publicité foncière ».

Nb : dans le cadre de donation et de donation-partage portant sur un bien immobilier, l’acte sera soumis aux 2 formalités ; l’enregistrement pour le versement des droits de mutation à titre gratuit et la publication pour constater le transfert de propriété.

En cas de difficultés sur un contrôle de taxe, l’expert-comptable peut recourir aux compétences du comptable taxateur pour lui demander le détail de son calcul et les bases règlementaires sur lesquelles il se fonde. L’expérience et la capacité d’analyse du membre de l’ordre lui permettent d’évaluer le niveau d’assurance à accorder aux explications ainsi obtenues. Si ce niveau d’assurance n’est pas satisfaisant, l’aide d’un notaire doit être sollicitée.

Contrôle des émoluements et honoraires

Cette vérification s’effectue dans le prolongement des contrôles réalisés sur les opérations de taxe. À partir d’un échantillon d’actes sélectionnés sur le répertoire, elle consiste à s’assurer :

• De la comptabilisation effective de la taxe,

• Du respect de la nomenclature des comptes de produits prévus à cet effet : émoluments fixes, émoluments proportionnels, honoraires, émoluments et honoraires acquis des confrères.

• De l’imputation dans le compte du client dont le nom est mentionné dans l’acte.

Par ailleurs, la seconde vérification consiste à sélectionner par sondage des comptes clients puis à collecter les actes correspondants de façon à vérifier si les produits comptabilisés concordent avec la réalité formulée dans l’acte. Les notions exposées dans le paragraphe précédent sont utilisées pour ce contrôle.

Contrôle du rattachement et des produits à l’exercice

D’un point de vue comptable, toutes les prestations réalisées au cours de l’exercice doivent être évaluées et comptabilisées à la date de clôture. Peuvent donc faire l’objet de prestations en cours : les prestations n’ayant pas encore donné lieu à la signature d’un acte et les actes signés et non taxés (donc non comptabilisés) à la date de clôture. Or, La Commission du Plan Comptable, en l’absence de référentiel analytique professionnel permettant le calcul de ces encours, recommande de n’enregistrer aucun produit tant que l’acte n’est pas signé. Ne font donc réellement l’objet de prestations en-cours que les actes signés qui n’ont pas été taxés à la date de clôture.

Le plan comptable notarial prévoit une dérogation qui permet aux offices de ne pas comptabiliser ces prestations en cours. Les offices (notaires individuels et S.C.P. soumises à l’impôt sur le revenu) qui, en parallèle, souhaitent bénéficier de la tolérance fiscale de 1976 (report de taxe), utilisent cette règle comptable dérogatoire afin d’éviter des retraitements fiscaux. Le réviseur n’a donc aucun contrôle à effectuer dans ce cas.

En revanche, pour les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés, les prestations en cours telles que définies plus haut doivent être comptabilisées. En pratique, cela représente généralement très peu d’actes.

Pour effectuer ce contrôle, le réviseur s’appuie sur le répertoire des actes en portant son attention sur les actes signés en fin d’année et vérifier à l’aide du journal comptable de taxe que l’ensemble de ces actes ont été comptabilisés. Les actes non comptabilisés doivent avoir fait l’objet d’une comptabilisation de prestation en cours valorisée au montant de la taxe attendue sur l’acte, déduction faite du taux de marge d’exploitation moyen de l’étude.

Contrôle des remises sur émoluements

Le réviseur doit identifier si l’étude a consenti des remises partielles sur honoraires. Dans ce cas, il doit consigner, en annexe de son dossier de travail, le courrier d’autorisation de remise partielle émanant de la Chambre départementale des notaires.

Il doit aussi s’assurer du respect des subdivisions de comptes de remises sur émoluments

à savoir:

• De la distinction entre remises totales et remises partielles.
• De l’exactitude de la distinction faite entre les remises accordées aux clients et les remises accordées aux parents et collaborateurs. Pour cela, il est nécessaire d’effectuer des tests sur un échantillon d’actes ayant donné lieu à une remise.

Analyse des comptes clients débiteurs

Dans un fonctionnement normal, les comptes clients sont crédités du montant de la consignation préalable dès l’ouverture du dossier. Dès lors, un compte débiteur peut être le révélateur de défaillances au sein de l’étude : oubli ou erreur dans le calcul de la consignation préalable, négligence dans le suivi des comptes clients en cours d’affaire, rejets ou refus de dossiers de la part des conservations des hypothèques, etc. Au niveau comptable, ils peuvent révéler l’existence de comptes de clients douteux nécessitant la constatation d’une provision.

L’analyse des comptes débiteurs revêt donc une importance particulière à la fois en termes de gestion interne de l’étude et en termes de trésorerie puisque l’existence de comptes clients débiteurs révèle une avance de trésorerie faite au trésor au titre de la TVA collectée au moment de la taxe.

L’édition d’une liste des clients débiteurs avec sélection par critères d’ancienneté et de montant est nécessaire. Compte tenu des spécificités de fonctionnement de ces organismes, les comptes clients ouverts au nom des collectivités locales et des établissements publics ainsi que les dossiers concernant les successions doivent être écartés de cette sélection.

Un entretien avec le ou les acteurs en relation avec chaque dossier, le notaire ou le clerc, est nécessaire, car la décision du traitement à apporter leur appartient : lettre de relance, solde du compte, constatation d’une provision pour dépréciation de créance. Leurs décisions sont consignées dans la synthèse du contrôle.

• Ratio :

Nombre de clients débiteurs (hors collectivités locales et successions) / chiffre d’affaires de l’exercice.

Ce ratio doit tendre vers zéro et ne doit pas, en tout état de cause, excéder 3%. Un ratio trop élevé doit être considéré comme une défaillance dans le suivi des comptes. Le ratio doit aussi être comparé avec ceux des périodes précédentes de façon à pouvoir en apprécier l’évolution.

Analyse des comptes clients créditeurs

Comme cela est indiqué dans la première partie, une position de compte client créditrice constitue la« normalité » dans la comptabilité d’un office notarial.

• Respect de l’obligation de consignation des clients créditeurs:

La première vérification consiste à éditer une liste des comptes clients créditeurs depuis plus de 3 mois, non consignés et dont le solde est supérieur à 762 euros, que la règlementation oblige de consigner. La fonction « d’aide aux inspections » des logiciels permettent d’éditer directement les comptes à consigner en fonction de ces critères. Au vu de cette liste, il convient de récolter les informations permettant d’expliquer la raison pour laquelle la consignation n’a pas été faite. Cela ne peut se faire que par un entretien avec l’interlocuteur concerné : clerc de notaire ou notaire. L’objectif du contrôle est de transmettre l’information de façon à ce qu’une décision de gestion appropriée soit prise. Ces décisions sont renseignées dans la synthèse du contrôle.

• Ratio:

Nombre de comptes clients créditeurs/ nombre d’actes réalisés au cours de l’exercice.

Il doit se situer entre 30% et 50% ; un ratio supérieur signifie que la durée moyenne de traitement des dossiers est supérieure à six mois. Une telle durée révèle généralement des faiblesses au niveau de la production des actes.

En outre, il doit être mis en parallèle avec les ratios des périodes précédentes de façon à en apprécier l’évolution, détecter les causes et apporter des solutions appropriées, notamment au niveau de la rigueur dans le suivi des dossiers.

Répartition des intérêts de consignation

Les intérêts de consignation reçus sur le compte « 542 200 C.D.C. Comptes consignations » sont affectés dans un compte « 414 200 clients intérêts C.D.C à répartir sur comptes consignés ». Le travail de vérification de l’expert-comptable consiste à s’assurer que la répartition est faite correctement, et ce, même si les logiciels comptables effectuent automatiquement le calcul et la répartition.

Ceci doit se faire par sondage sur quelques comptes clients consignés extraits grâce à la fonction d’aide à l’inspection du logiciel. Le produit de l’en-cours moyen de chacun de ces comptes par le taux d’intérêt (1%) doit correspondre aux intérêts répartis en cours d’exercice.

Il est nécessaire enfin de contrôler si après répartition, souvent tous les trimestres, le compte « 414 200 clients intérêts C.D.C à répartir sur comptes consignés » est totalement soldé.

Rapprochement des comptes de tiers liés aux comptes clients

• Hypothèques

Les opérations concernant les conservations des hypothèques sont enregistrées dans des sous comptes du« 442 000 Conservations des hypothèques ». Le solde de ces comptes, ouverts au nom de chacune des conservations, fait l’objet d’une vérification. Celle-ci est basée sur le recoupement des soldes indiqués sur les relevés de compte reçus de chaque conservation et le solde comptable.

• Trésor Public

Les opérations en relation avec le Trésor Public (plus-values, tva sur opérations immobilières effectuées par les clients, etc.) font l’objet d’une comptabilisation dans le compte « 443 000 Trésor Public » au moment de la taxe. Le réviseur doit contrôler le compte des clients auxquels correspondent les sommes dues au trésor de façon à s’assurer qu’il n’y a pas d’erreur ou de retard de paiement à ce niveau.

Les sommes dues doivent être réglée, selon l’opération effectuée, dans le mois ou les deux mois suivant la date de signature de l’acte.

• Les confrères

Les honoraires dus et à recevoir des confrères sont vérifiés sur la base des factures reçues et émises. Une circularisation pour demande de confirmation de solde est à mettre en place de façon à s’assurer de la validité des montants inscrits dans les comptes « 461 000 Confrères en concours et en participation ».