Le contrôle et l’analyse des indicateurs clés du tableau de bord est une étape importante de la mission de l’expert-comptable, car elle permet de valider définitivement les contrôles effectués, de conclure la révision des comptes, d’attester que les équilibres fondamentaux du bilan sont assurés.
Elle est enfin l’occasion d’accentuer l’approche conseil de l’expert-comptable en termes de gestion avec en conclusion l’élaboration pratique du tableau prévisionnel de flux de trésorerie.
Les prélèvements des notaires
- Dans les S.C.P. soumises à l’impôt sur le revenu, les comptes 107 enregistrent au débit les prélèvements de l’exercice en cours, par le crédit des comptes courants d’associés. A la date effective de la sortie de trésorerie, ces derniers sont débités par le crédit d’un compte bancaire office.
La première vérification consiste à s’assurer qu’un compte courant et un compte de prélèvement est ouvert au nom de chaque associé.
Il s’agit ensuite de veiller à ce que les prélèvements opérés ne dépassent pas le montant du bénéfice de l’exercice. Si le cas se présente, le ou les comptes de prélèvements doivent être ajustés à due concurrence du dépassement par le débit du compte « 455 ».
- Pour les études exploitées sous forme individuelle (compte « 108 »), le réviseur vérifie la cohérence entre les prélèvements effectués et le résultat de l’exercice. Si les prélèvements effectués sont supérieur au résultat de l’exercice aucune correction comptable ne doit être effectuée.
L’excédent de couverture des fonds détenus
- Contrôle du respect de la réglementation : l’excédent de couverture des fonds détenus correspond à la rémunération du notaire. Évaluée à 8% des fonds détenus (comptes clients créditeurs), toute somme excédant ce taux doit être transférée sur un compte bancaire de l’office.
Le professionnel doit s’assurer du respect strict de cette règle. Pour ce, il lui suffit de vérifier ce ratio qui figure dans les informations complémentaires du tableau de bord ; il doit, si nécessaire, faire procéder au virement immédiat de l’excédent sur un compte de l’office.
L’optimisation de la gestion de la trésorerie de l’office peut être évaluée en établissant un parallèle entre le niveau du ratio d’excédent de couverture des fonds détenus, le niveau de la trésorerie moins les dettes à court terme de l’office, déduction faite des valeurs mobilières de placement, et le niveau des placements effectués à court et moyen terme. Les différentes annexes du tableau de bord permettent de recueillir l’ensemble de ces informations.
La confrontation de ces trois indicateurs est intéressante dans la mesure où ceux-ci ne génèrent pas le même rendement pour l’étude : l’excédent de couverture des fonds détenus est rémunéré au taux de 1% alors que les disponibilités de l’office ne sont pas rémunérées ; le taux de rendement des valeurs mobilières de placement est normalement supérieur à 1%. À partir de ces données, il est possible d’identifier tout arbitrage inapproprié ne permettant pas d’assurer une rentabilité optimale pour l’office.
Les deux cas de figure extrêmes sont les suivants :
- Situation optimale : ratio d’excédent de couverture de fonds détenus faible, niveau des disponibilités faible, valeurs mobilières de placement élevé. Cela signifie que l’étude gère correctement sa trésorerie en conservant des niveaux faibles de trésorerie sur des comptes peu ou pas rémunérés et qu’elle utilise son excédent pour alimenter des placements plus performants.
- Situation non satisfaisante : ratio d’excédent de couverture des fonds détenus faible, niveau des disponibilités faible, valeurs mobilières de placement faibles. L’étude se trouve dans une situation de trésorerie qui sans être alarmante, les dettes à court terme sont couvertes, doit amener l’expert-comptable à alerter les notaires et leur proposer des solutions pour assurer la solvabilité de l’étude à moyen et long terme.
L’expert-comptable peut être confronté à une situation médiane, il doit alors apprécier le niveau de rendement effectif de la trésorerie par rapport au rendement attendu, et souligner les faiblesses des arbitrages effectués en cours d’exercice.
Le fonds de roulement
Le niveau et l’évolution du fonds de roulement dépendent, non seulement des résultats de l’office et des prélèvements ou des distributions effectuées, mais aussi de la politique de financement des investissements. Dès lors, l’articulation de ces paramètres apporte au réviseur une vision précise de la gestion financière de l’étude.
Le fonds de roulement est aussi un élément clé dans la capacité de l’étude à dégager, indépendamment de la détention des fonds des clients, des disponibilités propres. Même si la notion de besoin en fonds de roulement n’est pas évoquée par le tableau de bord notarial, celui-ci impacte le niveau des disponibilités.
L’indicateur de trésorerie
Le niveau de la trésorerie de l’office découle des deux soldes intermédiaires que sont les disponibilités de l’office et de l’excédent de couverture des fonds détenus.
Le réviseur doit s’assurer que la trésorerie moins les dettes à court terme permet aussi de faire face aux passifs à court terme qui doivent être appréhendés comme des dettes à court terme et qui doivent faire l’objet d’un reclassement dans ce sens. Le même raisonnement doit être fait pour les remboursements d’emprunt à court terme.
L’exploitation à des fins de gestion prévisionnelle
Il est possible d’exploiter le tableau de bord comme point de départ à la mise en place d’un tableau prévisionnel de flux de trésorerie.
La réalisation du tableaux de flux de trésorerie prévisionnel
- Première étape : établissement du compte de résultat prévisionnel
La variable principale du compte de résultat prévisionnel est le chiffre d’affaires de l’étude; les autres postes (les charges) sont pour l’essentiel des charges fixes qu’il est aisé de prévoir à court et moyen terme.
Le chiffre d’affaires prévisionnel fait l’objet de l’étude la plus approfondie. A cet effet, la connaissance du délai moyen de production des actes est mise à profit. Ce délai correspond au ratio : (Nombre de clients créditeurs / nombre d’actes réalisés sur la dernière période) X 360.
Le résultat obtenu détermine la période qu’il est possible de prévoir. En effet, si le délai moyen de production des actes est, par exemple, de 5 mois, le résultat prévisionnel peut être calculé sur une période de 5 mois. Les affaires ayant fait l’objet d’une consignation préalable datant de 5 mois, et donc susceptibles d’être taxés dans le mois qui suit, permettent de déterminer le montant de la taxe attendue. Une étude individualisée de chacun de ces actes est nécessaire pour approcher le chiffre d’affaires du mois concerné. Cette méthode est répétée sur les périodes suivantes.
- Deuxième étape : détermination de la variation du fond de roulement
Le chiffre d’affaires ainsi déterminé permet de déduire le résultat prévisionnel mensuel (les charges sont, en principe, connues) et donc la capacité d’autofinancement.
Les variations des composantes du fond de roulement sont déterminées en fonction des prévisions données par les notaires (investissements, emprunts, prélèvement, apports, etc.)
- Troisième étape : détermination de la variation du besoin en fond de roulement
La variation du BFR (essentiellement les variations des clients débiteurs, des dettes fiscales et sociales, des dettes notaires en participation et des comptes d’abonnement de charges) peut être déterminée avec précision par le service comptable qui gère ces paramètres quotidiennement.
- Résultat : Les flux de trésorerie prévisionnels
La différence entre la variation du fond de roulement et la variation du besoin en fond de roulement donne le montant des flux de trésorerie mensuels.
La trésorerie finale est égale à la trésorerie initiale +/- la variation des flux de trésorerie mensuels.
Analyse des écarts
Après édition du tableau de bord réel de la période étudiée, l’expert-comptable analyse les écarts constatés avec le tableau prévisionnel pour en rechercher les explications. Celles-ci permettront d’affiner les prévisions ultérieures.
