La fiabilité de la gestion des offices notariaux repose sur un système d’inspection de la comptabilité des offices. Ce principe est destiné à garantir aux clients et aux autorités de tutelles, la sécurité qu’exige la fonction. L’arrêté du 17 novembre 2005 fixe les modalités relatives aux inspections des études de notaires.
La connaissance précise des modalités et des objectifs des inspections doit permettre à l’expert-comptable de proposer aux notaires une assistance destinée à évaluer et préparer la comptabilité de l’office à l’inspection. L’objectif de cette démarche est d’en assurer le bon déroulement et l’obtention d’un rapport favorable et du bon respect des réglementations comptables de notaires.
Organisation et modalités d’éxécution des inspections
Les inspections sont organisées par les Chambres, les Conseils régionaux et le Conseil supérieur du Notariat, à la diligence de leur président. Elles concernent l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire inspecté et portent notamment sur la comptabilité, l’organisation et le fonctionnement de son étude. Toute inspection a lieu de façon inopinée.
Les inspections sont faites par des notaires ou anciens notaires choisis en dehors du département où exerce le notaire inspecté, et par des personnes qualifiées en comptabilité. Le Conseil régional établit chaque année la liste des notaires inspecteurs choisis parmi les notaires et anciens notaires les plus qualifiés, en fonctions ou domiciliés dans le ressort de la Cour d’appel. Lorsqu’ils sont en fonctions, les notaires ne peuvent pas refuser d’être désignés. Les notaires et anciens notaires ayant fait l’objet de sanctions disciplinaires ne peuvent pas figurer sur cette liste.
Les actions des différents conseils
Chaque Conseil régional et le Conseil Supérieur du Notariat établissent chaque année la liste des personnes qualifiées en comptabilité susceptibles d’être désignées comme inspecteurs. Ils la proposent en temps utile à l’agrément, selon le cas, du procureur général ou du Garde des Sceaux. Ces personnes sont choisies parmi les experts comptables et les commissaires aux comptes, ainsi que parmi les personnes, qui eu égard en particulier à leurs titres et à leur expérience professionnelle, présentent les garanties de compétence et de moralité nécessaires à l’exercice des fonctions d’inspection.
Les inspecteurs ont les droits de recherche, de communication et de vérifications les plus étendus sur les documents de toute nature dont ils jugent la représentation utile à leur mission (minutes, répertoires, registres, titres, valeurs, espèces, comptes bancaires ou postaux, pièces comptables…). Chaque inspection engage la responsabilité personnelle des inspecteurs qui en sont chargés.
De son côté, le notaire inspecté doit déférer aux demandes des inspecteurs. Il est tenu sur la réquisition d’un inspecteur, de donner à tous les établissements habilités à effectuer des opérations de banque, l’ordre de communiquer à cet inspecteur le relevé de ces opérations réalisées pour son compte ou à sa demande ainsi que les justifications y afférentes. Dans la même logique, le personnel de l’étude inspectée doit répondre aux questions qui lui sont posées par les inspecteurs et doit leur fournir toutes informations utiles à l’accomplissement de leur mission.
Si les inspecteurs relèvent des irrégularités graves ou une situation susceptible de compromettre la sécurité des dépôts confiés au notaire inspecté, ils en avisent immédiatement le président de l’organisme professionnel ou l’autorité qui a prescrit l’inspection et dans tous les cas, le procureur de la République et le président de la Chambre des notaires.
Lors du terme de chaque inspection, les inspecteurs en adressent le compte rendu dans un rapport, dont le modèle a été fixé par l’arrêté du 17 novembre 2005 (cf. annexes), simultanément selon le cas :
- Au procureur de la République et à la Chambre des notaires, au procureur général et au Conseil régional,
- Pour le Garde des Sceaux, ministre de la Justice, et au Conseil Supérieur, suivant que l’initiative a été prise au niveau départemental, régional ou national.
Lorsque les inspecteurs ne respectent pas ces dispositions ou font preuve de négligence ou d’incapacité dans l’accomplissement de leur mission, ils sont passibles de retrait d’agrément, sans préjudice, le cas échéant, de poursuites disciplinaires ou pénales.
Les différentes catégories d’inspections
Les inspections annuelles
Chaque étude fait l’objet, à des dates variables, d’au moins une inspection annuelle, organisée à l’initiative de la Chambre des notaires. Toutefois, l’inspection des études des présidents et premiers syndics des Chambres départementales est organisée à l’initiative du Conseil régional dont elles relèvent ; celles des études des présidents des Conseils régionaux, à l’initiative du Conseil Supérieur du Notariat.
L’inspection est faite par au moins deux inspecteurs : un notaire et une personne qualifiée en comptabilité. Cependant, dans les études dont l’activité n’atteint pas les limites fixées par arrêté du Garde des Sceaux, la présence de l’inspecteur en comptabilité lors de l’inspection annuelle est facultative. La durée de ce type d’inspection est d’une journée en moyenne
Le président de la Chambre, ou les autres autorités à l’initiative de l’inspection, adresse au procureur de la République son avis motivé sur le compte rendu des opérations d’inspection, préalablement envoyé à ce magistrat par l’inspecteur comptable, au fur et à mesure des inspections et au plus tard le 31 décembre de chaque année.
L’arrêté du Garde des Sceaux définit les contrôles auxquels les inspecteurs doivent procéder à l’occasion des inspections annuelles dont ils sont chargés. Celle-ci portent nécessairement sur un arrêté de comptabilité, quelle qu’en soit la date.
L’arrêté fixé par le Garde des Sceaux se présente comme un programme de travail détaillé. L’enjeu pour l’expert-comptable consiste à adapter ses propres contrôles aux exigences ainsi définies et, en amont, sécuriser les notaires sur les conclusions de ces inspections. Une connaissance précise de l’objet des vérifications est donc nécessaire pour répondre à cet objectif.
L’arrêté du garde des sceaux
L’arrêté compte 3 grandes parties :
- la préparation de l’intervention définit les modalités de collecte des documents, la nature des documents à recueillir et quelques vérifications liminaires,
- Les vérifications préalables s’appuient sur l’analyse des ratios de la déclaration d’activité professionnelle et du tableau de bord, sur la prise de connaissance des travaux de l’expert-comptable de l’étude s’il en existe un et sur le contrôle des livres de comptes.
- Les vérifications à effectuer sur place définissent la nature des contrôles très ciblés que les inspecteurs doivent effectuer. C’est la partie la plus riche d’enseignements pour l’expert-comptable.
Le propos n’est pas de reprendre ici le détail des annexes du décret. L’expert-comptable doit donc s’y référer pour prendre précisément connaissance du détail des contrôles effectués. Cependant, précisons que ceux-ci portent sur la régularité de la comptabilité et les zones de risque inhérentes à l’activité à savoir le respect de la réglementation notamment en matière de gestion de la trésorerie et des comptes des clients. Ils portent aussi sur la forme et le contenu des actes réalisés par l’office.
Le programme de travail de l’expert-comptable doit prendre en compte ces aspects et, tout comme les inspecteurs, y inclure des contrôles de procédures sur la gestion de la trésorerie et des contrôles sur les opérations de taxe.
Les inspections occasionnelles
Outre les inspections annuelles, les études de notaires font l’objet d’inspections occasionnelles portant, soit sur une question particulière, soit sur l’ensemble de l’activité professionnelle du notaire.
L’inspection occasionnelle est prescrite soit par le président de la Chambre des notaires, du Conseil régional ou du Conseil Supérieur du Notariat, soit par le procureur de la République, le procureur général ou le Garde de Sceaux, Ministre de la Justice. L’autorité qui prescrit l’inspection fixe aux inspecteurs la nature de leur mission.
Lorsque l’inspection est décidée au niveau départemental ou régional. Les inspecteurs sont choisis sur les listes agrées par le procureur général concerné. Quand elles sont décidées au niveau national, les inspecteurs sont choisis sur la liste nationale.
Le président de la chambre des notaires et le président du Conseil régional dans le ressort duquel est établi le notaire inspecté sont tenus de fournir aux inspecteurs tous renseignements et documents utiles à leur mission. Ils les informent notamment de la teneur des réclamations dont ils ont pu être saisis contre le notaire inspecté.
Tout comme pour les inspections annuelles, à l’issue de telles inspections. L’autorité qui est à leur initiative adresse au procureur de la République, au procureur général ou au Garde des Sceaux. Ministre de la Justice, son avis motivé sur chaque compte rendu des opérations d’inspection.
