La réglementation comptable notariale

Le notaire est dépositaire de fonds

Les règles de la trésorerie : la gestion et le fonctionnement de la trésorie.

Tout incident de paiement de l’office constitue une infraction grave à l’obligation permanente de représentation des fonds détenus. En conséquence, chaque notaire est responsable sur son patrimoine personnel de la représentation de ces fonds, cela doit être un point de vigilance notamment en cas d’inspections notariales.

Les articles 13 et 14 du décret du 19 décembre 1945 modifié énoncent les interdictions faites aux notaires relatives à la détention de fonds. De plus, les articles 15 à 20 C du même décret qui définissent l’essentiel de la réglementation liée à la gestion de la trésorerie, fixent les règles de contrôle interne qui s’imposent à chaque office.

Délivrance systématique de reçus et de décharges

Ainsi pour toutes sommes encaissées, le notaire est tenu de délivrer un reçu extrait d’un carnet numéroté conforme à un modèle arrêté par le Garde des Sceaux, ministre de la justice. De la même façon, pour toute valeur remise au notaire, celui-ci délivre un reçu. La liasse d’une des séries de doubles constitue le livre journal des valeurs. A l’inverse les sommes versées, ou les valeurs remises aux clients, doivent faire l’objet d’une décharge. Les doubles des carnets doivent être classés et conservés dans l’office.

Règles de gestion des espèces détenues

la gestion des espèces est, elle aussi, particulièrement encadrée. Les notaires ne peuvent en effet conserver en espèces pendant plus de 2 jours ouvrables, une somme supérieure à un chiffre fixé par arrêté du Garde des Sceaux à savoir 3 000 euros³¹• En outre, cette somme ne peut excéder 5% du montant des fonds dont ils sont détenteurs à quelque titre que se soit. Chaque opération de caisse est mentionnée dans le livre journal de caisse.

 

Dépôt des fonds des clients sur des comptes bancaires dédiés

Par ailleurs, les sommes détenues autres que les espèces autorisées sont déposées dans des comptes de disponibilités courantes ouverts à la Caisse des Dépôts et Consignations (C.D.C). Seuls les fonds de tiers peuvent être déposés sur ces comptes ; ils sont enregistrés dans des subdivisions du compte« 542 100 comptes de dépôts clients». Ces derniers ne peuvent faire l’objet de mouvements en débit que pour le règlement des affaires qui sont à l’origine des dépôts. Ces comptes génèrent, au profit de l’étude, un intérêt annuel de 1% versé par la C.D.C. et enregistrés dans le compte« 763 200 intérêts des comptes dépôts clients».

En outre, les soldes créditeurs des comptes clients non mouvementés depuis plus de 3 mois et dont le montant est supérieurs à 762 euros doivent être transférées, à l’initiative du notaire, sur des comptes spécifiques de dépôts obligatoires (comptes de consignation) ouverts à la C.D.C. ; ils sont enregistrés dans des sous comptes du « 542 200 C.D.C. comptes de consignations». Ils sont également rémunérés au taux de 1% mais au profit des clients. Ces intérêts, calculés globalement par la C.D.C., ne transitent donc pas par un compte de produits mais par un compte « 414 200 clients intérêts C.D.C à répartir sur comptes consignés », puis sont répartis dans chaque compte individuel au prorata de l’encours.

Enfin, les sommes figurant en comptes clients créditeurs susceptibles de n’être remboursés aux clients qu’à une échéance lointaine (clients devenus introuvables, litiges en cours etc.), doivent faire l’objet d’une consignation définitive sur des comptes spécifiques gérés par la caisse de dépôts et consignations. Le compte est soldé dans la comptabilité de l’étude par un virement effectuée à l’initiative du notaire à l’aide d’un bordereau spécifique. Le compte est rémunéré au taux annuel de 3%. Le règlement du solde peut être réclamé par le client entre les mains de la C.D.C. ou du notaire chargé de l’affaire.

Délais de dépôt des chèques

Les sommes encaissées par chèques font l’objet de dispositions spéciales. Les chèques reçus par l’étude doivent être déposés à la banque sans délais ; il est en effet formellement interdit à un notaire d’en différer l’encaissement, ceci reviendrait à consentir un prêt. Le guide comptable notarial dispose que tout chèque remis à l’encaissement doit transiter par un compte« 541 200 Chèques à encaisser».

Chèques d’un montant égal ou supérieur à 75 000 euros

Pour une même affaire, tout règlement par chèque d’un montant égal ou supérieur à 75 000 euros doit être effectué au moyen d’un chèque de banque.

L’obligation de consignation préalable : effets sur le fonctionnement des comptes clients

Selon l’article 6 du Décret du 8 mars 1978 modifié, « Avant de procéder à la signature des actes dont ils sont chargés, les notaires doivent réclamer la consignation d’une somme suffisante pour le paiement des frais, droits, déboursés et émoluments. » La consignation des frais est le moyen donné aux notaires, en contrepartie de l’action directe dont jouit le trésor à leur encontre, pour le recouvrement des droits et taxes qui leur sont dus, et éviter ainsi d’avoir eux même à en faire l’avance.

Une garantie de saine gestion

La consignation sur frais est obligatoire et doit être suffisante pour couvrir tous les frais d’acte. Le notaire étant amené à avancer certains frais et étant personnellement responsable des droits et taxes perçus sur l’acte qu’il a dressé, il est logique de lui imposer l’obligation d’en demander la consignation. En effet, étant donné leur importance sur certains actes, des notaires pourraient se trouver en difficulté de trésorerie (non-couverture des fonds clients due à l’importance du poste « clients débiteurs ») s’ils faisaient l’avance des déboursés; cela doit être évité dans l’intérêt personnel du notaire, dans celui de ses confrères engagés par la responsabilité collective et enfin dans l’intérêt général de la profession qui veut que les sinistres soient évités.

Un objectif de concurrence loyale entre confrères

D’autre part, ne pas faire une obligation de réclamer des frais et déboursés risquerait de créer un déséquilibre lorsque dans une même localité, un notaire plus fortuné pourrait se permettre de ne pas réclamer de consignation, alors que ses confrères n’auraient pas la possibilité de faire de telles avances. S’il était avéré ou constaté d’une manière quelconque qu’un notaire fait de la non-consignation un moyen de concurrence à ses confrères ou encore que le défaut de consignation fait encourir des risques à son patrimoine, l’inobservation de l’obligation imposée par l’article 6 du décret du 8 mars 1978 apparaîtrait comme une infraction répréhensible au niveau disciplinaire. La négligence du notaire ne peut lui faire perdre, ni diminuer aucun de ses droits vis-à-vis des débiteurs, elle constitue une faute professionnelle engageant sa responsabilité. Cette faute peut être opposée à la demande en paiement par celui à qui ce manquement porte préjudice.

Les composantes de la consignation préalable et ses conséquences sur les comptes clients

La consignation des frais est à réclamer avant la signature et au plus tard le jour de la signature de l’acte. Elle comprend :

la rémunération du notaire (émoluments ou honoraires) les frais d’actes (débours et formalités)

et les droits et taxes dus au Trésor accompagnés du salaire du conservateur si des formalités sont nécessaires auprès de la conservation des hypothèques.

Du fait de l’obligation de la consignation préalable, la nature débitrice d’un compte client ne constitue pas, dans une comptabilité notariale, une position «normale». Le plan comptable notarial ne prévoit d’ailleurs pas la possibilité d’utiliser des comptes « 419 000 Clients créditeurs » ; seuls sont utilisés des comptes « 411 000 Clients » et ce, malgré leur position créditrice par nature.

Le pré requis pour la juste évaluation de la consignation

Elle implique une parfaite connaissance :

• du tarif des notaires qui détermine les émoluments à percevoir en fonction des dispositions contenues dans l’acte,

• de la nature de l’acte et des documents nécessaires à sa rédaction, de la fiscalité afin de prévoir les droits et taxes qui s’y rattachent (droits d’enregistrement, publicité foncière etc.).

Quid de l’existence de comptes clients débiteurs ?

Malgré l’obligation de consignation préalable, il peut arriver que certains soldes de comptes clients soient débiteurs ; plusieurs raisons peuvent expliquer ce cas de figure :

• la provision demandée par le notaire a été insuffisante pour couvrir les frais définitifs pour la constitution du dossier,

• des actes ont été exposés à des frais complémentaire tels que rejets ou refus,

• dans le cas de successions, il est fréquent que les ayants droits n’aient pas les moyens financiers de faire l’avance de la provision avant le déblocage des fonds successoraux; or ce déblocage est conditionné par la publication des actes (actes de notoriété) qui est faite par le notaire, enfin, les collectivités locales ne procèdent au règlement des frais qu’après publication de l’acte. Le notaire doit donc faire l’avance des frais.

Les deux premiers cas révèlent une défaillance au sein de l’étude qui fait courir un risque pour le notaire : diminution voir insuffisance de la couverture de la couverture des fonds détenus.

Les autres cas sont des cas particuliers inhérents à des pratiques professionnelles usuelles. L’expert-comptable, au moment de sa sélection des comptes clients débiteurs, devra les identifier puis les écarter de la population étudiée.

Le notaire travail sur les effets de la comptabilisation des produits

Le notaire étant à la fois officier public et professionnel libéral, rédacteur d’actes et conseil, les éléments de sa rémunération peuvent être décomposés en trois catégories : les émoluments, les frais d’actes et les honoraires. Chacune est calculée de façon indépendante et selon des modalités différentes.

Application d’un tarif réglementé

Les prestations effectuées au titre d’officier public sont définies par un tarif. Le tarif des notaires est une application particulière du principe général, énoncé par la loi du 23 mars 1944 validée par l’ordonnance du 8 septembre 1945, de fixation tarifaire par règlement d’administration publique de tous droits et émoluments au profit de tous les officiers publics et ministériels.

Le tarif des notaires, fixés par le décret n°78-262 du 8 mars 1978 modifié, s’applique à tous les actes auxquels l’intérêt public attache une valeur suffisante pour rendre obligatoire la protection que représente l’acte notarié. Il s’applique aussi, à tout acte auquel les parties souhaitent librement donner la forme authentique et la force exécutoire. Chaque convention indépendante donne ouverture à un émolument distinct.

En plus de la consignation préalable des frais, référence au tarif est faite au moment de la « facturation définitive » plus précisément appelée « taxe de l’acte » effectuée concomitarnment à sa signature.

Calcul et comptabilisation des émoluments

Par le jeu cumulé des unités de valeur, des séries, des tranches et des coefficients, le tarif des émoluments entend tenir compte de la nature juridique de l’acte, de ses caractéristiques spéciales et de son rôle économique. On distingue deux types d’émoluments: les émoluments d’actes et les émoluments de formalités.

Les émoluments d’actes peuvent être fixes ou proportionnels :

• Les émoluments proportionnels sont déterminés par le rattachement de chaque type d’acte dans l’une ou l’autre des deux séries de base existantes (S 1 et S 2). Chaque série de base est divisée en tranches de capitaux assorties d’un coefficient dégressif, fonction de la nature juridique de l’acte, appliqué au capital ou à la valeur annoncée dans l’acte.

• Les émoluments fixes rémunèrent les actes considérés comme simples ou ceux n’exprimant pas de capital et ne pouvant être rémunérés par des émoluments proportionnels. Ils sont égaux au montant de l’unité de valeur³⁷ ou à un multiple de cette dernière.

Les émoluments de formalités

Ils concernent  les opérations  de toute  nature, préalables ou postérieures à un acte, liées à son accomplissement et rendues nécessaires par la loi et le règlement. Ils sont définis au Tableau II annexé au décret du 8 mars 1978 et tarifés comme les émoluments fixes: montant de l’unité de valeur par le coefficient.

Comptabilisation des émoluments

La nomenclature comptable comporte l’obligation de subdiviser les comptes en fonction de la nature du produit constaté.

Sous les comptes « 706 100 » sont regroupés les émoluments fixes, gradués et de formalités, avec une subdivision en sous-comptes permettant de distinguer les actes, les formalités et les autres émoluments fixes.

Les comptes « 706 200 » regroupent les émoluments proportionnels, subdivisés en fonction des besoins actuels de la profession notariale : émoluments de vente, de crédits, de sociétés soumises à publicité foncière, d’actes familiaux et de succession, de négociation et enfin les émoluments proportionnels divers.

Calcul et comptabilisation des frais d’actes

La notion de frais d’actes comprend les formalités et les débours. Visés précédemment, les formalités consistent aux opérations de toute nature, préalables ou postérieures à un acte, liées à son accomplissement et rendues nécessaires par la loi et les règlements. Par débours, il faut entendre « toute somme due à des tiers et payée par le notaire pour le compte des clients à l’occasion de l’établissement d’un acte » : états hypothécaires, urbanisme, matrice cadastrale etc.

Comptabilisation des débours : lorsqu’ils concernent des tiers (géomètres, experts etc.), ils sont directement débités par le compte du client. Lorsqu’ils concernent les hypothèques ils sont enregistrés dans un sous compte du compte 442 000.

Calcul et comptabilisation des aures produits

La participation est l’intervention d’un ou de plusieurs notaires à la réception d’un acte à laquelle il ne concourt pas. Afin de prétendre à cette participation, le notaire doit être requis pas son client, représenter au moins dix pour cent de l’ensemble des intérêts mis en cause et avoir participé effectivement à l’élaboration, à la rédaction, ou à l’étude de l’acte.

Une telle participation n’augmente pas l’émolument pour le client, les notaires devant se le partager dans les proportions fixées par le règlement de chambre pour les notaires appartenant à la même compagnie, le règlement du conseil régional pour les notaires relevant du même conseil régional, et le règlement du conseil supérieur du notariat dans les autre cas.

Les comptes « 706 800 » regroupent les émoluments et honoraires acquis des confrères. Ils sont crédités dès l’approbation du projet de facture des confrères. A l’inverse, les comptes « 706 900 » correspondent aux émoluments et honoraires acquis aux confrères. Dans les deux cas la somme reçue ou versée doit toujours transiter par un compte ouvert au nom du confrère intéressé (sous comptes du 461 000 Notaires en concours et en participation »)

Précisons que, logiquement, les émoluments de formalités liées à l’accomplissement d’un acte appartiennent exclusivement à celui des notaires chargé de les réaliser et ne sont donc pas rétrocédés.

Les honoraires libres

En parallèle à sa fonction d’officier ministériel, le notaire peut rendre des services diversifiés dans la mesure où ces activités ne lui sont pas interdites par sa déontologie. Il n’est donc pas seulement un rédacteur d’actes authentiques, il peut également être amené à exercer une fonction de conseil en donnant des consultations à propos d’une situation ou d’une problématique particulière.

Membre d’une profession libérale, le notaire fournit dans tous ces cas des prestations voisines de celles d’autres professionnels (avocat, conseils juridiques etc.) ; les bases de sa rémunération ne sont plus alors rattachées au concept de service public mais à la notion de service rendu, de complexité de l’affaire, de temps passé, de responsabilité engagée etc.

On ne parle plus d’émoluments tarifés mais d’honoraires fixés d’un commun accord ou d’honoraires libres. Ils sont visés à l’article 4 du décret du 8 mars 1978 qui en définit strictement les conditions :

• condition de fond : l’honoraire ne peut être perçu que dans l’exercice d’activités non prévues dans le cadre des émoluments d’actes (fixes ou proportionnels) ou non prévues dans le cadre des émoluments de formalités. Le notaire ne peut donc pour une même prestation cumuler un émolument et un honoraire.

• condition de forme : le client doit être préalablement averti par écrit du caractère onéreux de la prestation et du montant estimé ou du mode de calcul de la rémunération à prévoir, et être d’accord pour le montant définitif des honoraires facturés.

Pour certains actes, notamment en matière de droit des affaires, nommément désignés à l’article 13 du décret du 8 mars 1978 modifié, les notaires peuvent également fixer librement leur rémunération en accord avec les parties, en respectant les conditions prévues par l’article 4.

Comptabilisation des honoraires : les comptes « 706 400 » regroupent les honoraires libres, et sont ventilés en fonction du type de prestation effectuée. Ceci permet de renseigner de façon précise les états statistiques du Conseil supérieur des notaires.

Les remises sur émoluments et honoraires

Un notaire a le droit incontestable de faire la remise totale de ses émoluments. Toutefois, il ne faut pas qu’il s’agisse d’un moyen d’attirer frauduleusement la clientèle car, dans ce cas, il y aurait un fait contraire à la dignité d’un officier public et le notaire serait passible d’une peine disciplinaire.

Les modalités de la remise d’émoluments sont visées au dernier alinéa de l’article 2 du décret du 8 mars 1978. De leur propre chef, les notaires ne peuvent faire qu’une remise de la totalité des émoluments d’une même affaire. En conséquence, le notaire qui désire consentir une remise partielle, ou une remise totale sur seulement l’un des actes d’une même affaire, doit en aviser sa chambre départementale en lui faisant connaître les motifs de sa demande. La chambre décide souverainement d’accorder ou non l’autorisation.

Que les remises sur émoluments soient totales ou partielles, le compte client, dans un premier temps, doit être débité de la totalité de l’émolument tarifé par le crédit des comptes de produits, puis dans un second temps, crédité par le débit des sous comptes du « 709 600 Remises sur émoluments ».

Comptabilisation des remises : le contenu de ces comptes doit être distingué entre parents et collaborateurs et « autres clients », d’où la subdivision suivante:

• remises sur émoluments fixes, proportionnels ou sur honoraires,
• les sous-comptes doivent distinguer les remises totales ou partielles et les bénéficiaires : clients, parents et collaborateurs

Cette distinction est importante car, selon leur bénéficiaire, les remises accordées sont susceptibles d’entrer dans les bases de l’une des cotisations professionnelles versées par le notaire à la chambre départementale des notaires. Celle-ci est calculée sur les émoluments tarifés et les honoraires. Bien que comptabilisée dans un compte « 645 520 Cotisation chambre sur émoluments et honoraires», cette cotisation est une charge externe et doit être retraitée ainsi au moment de l’analyse de la masse salariale.